ZÁSADY SPRACÚVANIA A OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV

v zmysle Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (ďalej len „GDPR“) a zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „Zákon o ochrane osobných údajov“),

PREVÁDZKOVATEĽ:

(ďalej len „Pontis n.o.“)

Pontis n.o. spracúva osobné údaje na tieto účely:

A. Realizácia programov

Pre plnenie zmlúv o poskytovaní pomoci a podpory a pre činnosti potrebné pred uzatvorením zmluvy sú nevyhnutné údaje, ktoré sú uvedené v žiadosti a/alebo v zmluve.

Ide o pomoc a podporu:

• pri verejnoprospešnej činnosti
• pri vážnych zdravotných znevýhodneniach,
• pri požičiavaní a darovaní pomôcok pri závažných ochoreniach,
• v sociálnej núdzi,
• nepočujúcim a ich rodinám,
• pri náhlych udalostiach zamestnancov a ich rodín v rámci zamestnaneckých programov pri zabezpečovaní verejných zbierok,
• pomocou darcovských sociálnych sietí,
• pomocou charitatívnych projektov a
• pri organizovaní dobrovoľníctva,
• pri zabezpečovaní bezplatnej právnej ako aj inej odbornej pomoci
• pri organizovaní podujatí

Bez týchto údajov by sme naše programy nedokázali zrealizovať. Osobné údaje poskytujeme tretím osobám ak to vyžadujú platné zákony, ďalej len podľa potreby daného programu, napr. hodnotiteľom grantových výziev, mentorom, školiteľom, tlmočníkom, spolupracujúcim partnerom, garantom, prípadne vo veľmi obmedzenom rozsahu aj zriaďovateľom nadačných fondov alebo darcom programu, najmä inštitúcií. Pretože nám záleží na transparentnosti, v niektorých prípadoch môžete byť pravidelne informovaný o našich aktivitách a výsledkoch našej práce, napríklad ako sme použili dary alebo aké výsledky sme dosiahli.

B. Informovanie o aktivitách a novinkách

Poskytujeme vám pravidelné informácie o tom, čo máme v Pontis n.o. nové, aké máme otvorené výzvy, alebo aké podujatia chystáme a tiež naše aktuality z tém zodpovedného podnikania, transparentnosti, vzdelávania a inklúzie. V tomto prípade spracúvame tieto osobné údaje: meno, priezvisko, adresa, emailová adresa, telefónne číslo, pracovisko, pozícia.

Údaje nie sú párované s ďalšími údajmi, ktoré mohli byť získané inými súčasťami webstránok Pontis n.o. Súhlas so spracúvaním osobných údajov na účely zasielania noviniek je zaznamenávaný pomocou aplikácie MailChimp. Na zasielanie elektronických newslettrov používame taktiež aplikáciu MailChimp. MailChimp je služba poskytovaná spoločnosťou The Rocket Science Group, LLC, 512 Means Street, Suite 404, Atlanta, GA 30318, USA. Údaje uložené pri registrácii budú uložené na serveri prevádzkovanom spoločnosťou The Rocked Science Group, LLC v súlade s pravidlami GDPR a dohodou EU-US Privacy Shield. Ďalšie informácie o ochrane osobných údajov poskytovanej aplikáciou MailChimp sú k dispozícii na tejto webstránke. Ďalšie informácie o EU-US Privacy Shield sú dostupné na webstránke Európskej komisie.

Z odberu newslettra sa môžete kedykoľvek odhlásiť a to kliknutím na odkaz odhlásenia z odberu, ktorý sa nachádza v päte každého e-mailu, ktorý od nás dostanete. Svoje rozhodnutie nám môžete oznámiť aj e-mailom na pontis@nadaciapontis.sk.

C. Používanie webstránok

Webstránky, ktoré spravuje Pontis n.o., využívajú:

• tzv. súbory „cookies“, čo sú malé textové súbory sťahované vašim internetovým prehliadačom a ukladané vo vašom počítači. Cookies slúžia na rozpoznanie opakovaného navštevovania našich webstránok a zlepšovanie služieb, ktoré vám tieto webstránky poskytujú. Cookies okrem toho slúžia aj na prenos informácií, na základe ktorých budete automaticky rozpoznaný. Rozpoznanie sa deje prostredníctvom IP adresy uloženej v súboroch cookies. Tieto informácie slúžia len na zlepšenie našich služieb a zrýchlenie vášho prístupu k menovaných webstránkam. Sťahovanie cookies do vášho počítača môžete znemožniť upravením nastavenia vášho internetového prehliadača.
• nástroj Google Analytics slúžiaci na analýzu webstránok, poskytovaný spoločnosťou Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043 USA. Google Analytics používa súbory cookies za účelom umožnenia analýzy používania týchto webstránok. Informácie generované cookies (napr. IP adresa; čas, miesto a frekvencia návštev menovaných webstránok Pontis n.o.) sú prenášané do miesta sídla Google Inc. Pontis n.o. používa nástroj Google Analytics s anonymizáciou IP adries. Každá IP adresa je tak skrátená za účelom anonymizácie pred tým ako dôjde k jej prenosu von z územia EÚ. Vaše údaje sú použité výlučne na analýzu využívania menovaných webstránok, ktoré spravuje Pontis n.o. Google Inc. nikdy nepáruje tieto údaje s inými údajmi, ktoré ste Google Inc. poskytli.

Zásady sa nevzťahujú na žiadne ďalšie webstránky, ktoré sú spravované inými organizáciami, partnermi Pontis n.o. či akýmikoľvek inými tretími stranami, ktoré sa riadia vlastnými zásadami.

D. Mapovanie

Pre zmapovanie osobností, modelov a prístupov v oblasti vzdelávania, sociálnej inklúzie, podpory aktívneho občianstva a komunitného rozvoja spracúvame v niektorých prípadoch aj osobné údaje, ktoré nám dobrovoľne poskytli na tento účel.

E. Organizovanie online meetingov, podujatí, webinárov a konferencií prostredníctvom platformy Zoom

Používame nástroj „Zoom“ na uskutočňovanie online mítingov, podujatí, videokonferencií a / alebo webinárov (ďalej len „online míting“).

„Zoom“ je služba spoločnosti Zoom Video Communications, Inc., ktorá má sídlo v USA.Pokiaľ používate webovú stránku „Zoom“, za spracovanie údajov je zodpovedný poskytovateľ „Zoom“. Návšteva webovej stránky je potrebná iba na použitie „Zoom“, aby ste si mohli stiahnuť softvér na použitie „Zoom“. „Zoom“ môžete tiež použiť, keď zadáte príslušné ID mítingu a prípadne akékoľvek ďalšie prístupové údaje pre míting priamo v aplikácii „Zoom“. Ak nechcete alebo nemôžete používať aplikáciu „Zoom“, základné funkcie môžete využiť aj prostredníctvom verzie prehliadača, ktorú nájdete aj na webovej stránke „Zoom“.

Rozsah spracúvaných osobných údajov závisí od toho, ktoré údaje vytvoríte pred alebo počas účasti na „online mítingu“. Spracovávajú sa tieto osobné údaje:

• Informácie o používateľovi: meno, priezvisko, telefón (voliteľné), e-mailová adresa, heslo (ak sa nepoužíva „Single Sign-On“), profilový obrázok (voliteľné), oddelenie (voliteľné)
• Metadáta mítingu: predmet, popis (voliteľné), adresy IP účastníka, informácie o zariadení / hardvéri. Na nahrávanie (voliteľné): súbor MP4 všetkých videozáznamov, zvukových a prezentačných záznamov, súbor M4A všetkých zvukových záznamov, textový súbor – online chatu mítingu.
• Pri používaní cez telefón: informácie o prichádzajúcom a odchádzajúcom telefónnom čísle, názve krajiny, čase začiatku a konca. Ak je to potrebné môžu sa ukladať ďalšie údaje o pripojení, napr. adresa IP zariadenia.
• Textové, zvukové a obrazové údaje: Počas „online mítingov“ môžete mať možnosť využiť funkcie chatu, otázok alebo ankety. V tomto ohľade sa zadané textové položky spracúvajú, aby sa zobrazili v „online mítingu“ a prípadne sa zaznamenali. Aby sa umožnilo zobrazovanie videa a prehrávanie zvuku, údaje z mikrofónu koncového zariadenia a ľubovoľnej videokamery koncového zariadenia sa počas stretnutia zodpovedajúco spracovávajú. Fotoaparát alebo mikrofón môžete kedykoľvek vypnúť alebo zapnúť pomocou aplikácie „Zoom“.

Ak sa chcete zúčastniť „online mítingu“ alebo vstúpiť do „mítingovej miestnosti“, musíte uviesť aspoň svoje meno.

Rozsah spracovania

Používame „Zoom“ na „online mítingy“. Ak budeme chcieť „online mítingy“ zaznamenať/nahrávať, budeme vás vopred transparentne informovať a v prípade potreby požiadame o váš súhlas. Skutočnosť, že sa vyhotovuje záznam, sa vám zobrazuje aj v aplikácii „Zoom“. Nahrávané záznamy môžeme ďalej šíriť, na túto okolnosť budete vopred upozornený.

V prípade, že súčasťou online mítingu je možnosť kladenia otázok, môžeme tiež spracovať otázky účastníkov za účelom zaznamenávania a ďalšieho spracovania.

Ak ste zaregistrovaný v „Zoome“ ako užívateľ, môžete si na „Zoom“ uložiť správy o „online mítingoch“ (stretnutie s metadátami, údaje o telefonickom pripojení, otázky a odpovede z webinárov, ankety z webinárov) až na obdobie jeden mesiac.

Možnosť softvérových „sledovaní pozornosti“ („sledovanie pozornosti“) v nástrojoch „online míting“, ako napríklad „priblíženie“, je deaktivovaná.

Príjemca / prenos údajov

Osobné údaje, ktoré sa spracúvajú v súvislosti s účasťou na „ online mítingoch“, sa spravidla neposkytujú tretím stranám, pokiaľ nie sú určené na prenos. Upozorňujeme, že obsah „online mítingov“, pokiaľ sú nahrávané sa používa na komunikáciu informácií s partnermi, verejnosťou, zainteresovanými stranami alebo tretími stranami, a preto sú určené na ďalšie spracovanie.

Spracovanie údajov mimo Európskej únie

Ostatní príjemcovia: Poskytovateľ „Zoom“ nevyhnutne získa vedomosti o vyššie uvedenom. Údaje, pokiaľ sú poskytované v súvislosti so zmluvou o spracovaní objednávok s názvom „Zoom“.

Primeraná úroveň ochrany údajov je zaručená certifikáciou „Ochrana súkromia“ spoločnosti Zoom Video Communications, Inc., Podmienky spracúvania osobných údajov užívateľov produktov Zoom sú k dispozícii tu: https://zoom.us/en/privacy.html.

Doba uchovávania údajov

Osobné údaje uchovávame po dobu podľa platných právnych predpisov (napr. zákon o účtovníctve a iné) alebo po dobu podľa registratúrneho plánu Pontis n.o.

Zverejňovanie

Niektoré osobné údaje zverejňujeme, ak to bolo dohodnuté zmluvne alebo pri registrácii do programu:

• na webstránkach a sociálnych sieťach Pontis n.o.,
• na webstránkach a sociálnych sieťach partnerov programov
• v masovokomunikačných médiách.

Pomáha nám to informovať verejnosť o našich aktivitách a pre väčšiu transparentnosť aj získavať ďalšie prostriedky na našu verejnoprospešnú činnosť.

Cezhraničný prenos (prenos mimo EÚ)

V prípade prenosu do tretích krajín nezaručujúcich primeranú úroveň ochrany overujeme, či má daná inštitúcia alebo spoločnosť zaručenú primeranú úroveň ochrany osobných údajov napr. cez US Privacy Shield.Cezhraničný prenos osobných údajov je výnimočne realizovaný tiež v prípade, ak nás k tomu viaže zmluva, aj vtedy overujeme primeranú úrovaň ochrany údajov.

Vaše práva (práva dotknutej osoby):

• právo požadovať prístup k osobným údajom týkajúcich sa dotknutej osoby,
• právo na opravu nesprávnych alebo neúplných osobných údajov,
• právo na vymazanie osobných údajov, ak uplynul účel spracúvania, ak bol odvolaný súhlas (v prípade spracúvania na základe súhlasu), ak neboli údaje spracúvané zákonným spôsobom alebo ak to vyžaduje zákon
• právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov,
• právo na prenosnosť osobných údajov,
• právo namietať spracúvanie osobných údajov,
• právo kedykoľvek svoj súhlas odvolať,
• právo podať sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov SR

Pontis n.o. prijala primerané technické, organizačné a personálne opatrenia zodpovedajúce spôsobu spracúvania osobných údajov Dotknutej osoby, pričom vzala do úvahy najmä použiteľné technické prostriedky, dôvernosť a dôležitosť spracúvaných osobných údajov Dotknutej osoby, ako aj rozsah možných rizík.

Kontakty

Telefonický kontakt: 02 / 5710 8111
E-mailový kontakt: pontis@nadaciapontis.sk
Web stránka: www.nadaciapontis.sk
Adresa: Zelinárska 2, 821 08 Bratislava