Systém oznamovania nekalých praktík chráni reputáciu a utvára pozitívnu firemnú kultúru

Ochota nahlásiť korupciu alebo nekalé praktiky na Slovensku dlhodobo stagnuje a radí sa k najnižším v Európskej únii. Mnohí ľudia mlčia najmä z obavy o stratu zamestnania, odvety zo strany zamestnávateľa či iných osobných dôvodov. Práve ochrana práv a oprávnených záujmov oznamovateľov nekalých praktík, tzv. whistleblowerov, je hlavnou úlohou Úradu na ochranu oznamovateľov, ktorý bol zriadený v marci 2021. V minulosti bola ochrana oznamovateľov súčasťou agendy inšpektorátov práce. Úrad začal oficiálne fungovať v septembri minulého roka a za ten čas sa naň obrátilo s rôznymi podnetmi už 214 ľudí.

K hlavným úlohám úradu patrí najmä ochrana oznamovateľov – pred stratou zamestnania, odvetami zo strany zamestnávateľa alebo odhalením identity, podpora oznamovateľov v podobe právneho poradenstva a zúčastňovania sa konaní pred súdom, ale aj vzdelávanie v oblasti prešetrovania korupčných praktík, pomoc s vypracovávaním interných systémov oznamovania či navrhovanie zmien v legislatíve.

Na korupciu či podvody vo firme najčastejšie poukazujú zamestnanci

Whistleblowing sa dlhodobo radí medzi najúčinnejšie spôsoby odhaľovania podvodov. Potvrdil to aj prieskum Asociácie certifikovaných audítorov (Association of Certified Fraud Exainers) z roku 2020, z ktorého vyplýva, že najčastejším zdrojom odhalení korupcie a podvodov sú práve oznámenia (43 %). Až polovicu z týchto oznámení nahlasujú zamestnanci. „Zamestnanci môžu byť dôležitým zdrojom informácií, ak chce firma viesť svoj biznis transparentne, bez zbytočných finančných strát a podvodov,“ povedala Zuzana Dlugošová, predsedníčka Úradu na ochranu oznamovateľov. Práve oznámenia výrazne prevyšujú iné zdroje odhalenia podvodov, ako sú napríklad interný audit (15 %), manažérska kontrola (12 %) či upozornenia orgánov činných v trestnom konaní (2 %).

Podľa prieskumu, ktorý Úrad na ochranu oznamovateľov v spolupráci s agentúrou Focus realizovali začiatkom roka 2022, by 61 % opýtaných nahlásilo, ak by boli na svojom pracovisku svedkom korupcie alebo podvodu. Ukázalo sa, že ľudia by sa v takomto prípade najčastejšie zdôverili svojmu zamestnávateľovi (46 %), až v druhom rade polícii (34 %). Naopak, najmenej v tejto veci dôverujú prokuratúre (21 %), súdom (20 %) a médiám (19 %). Takmer každý šiesty človek vníma pozitívne, ak jeho kolega alebo kolegyňa oznámi podvod či korupciu na pracovisku.

Funkčné oznamovacie systémy budujú vo firme atmosféru dôvery

Vnútorné oznamovacie systémy upravujú, akým spôsobom môžu zamestnanci podávať oznámenia a ako sú tieto oznámenia ďalej preverované. Povinnosť mať tieto systémy nastavené majú podľa zákona všetky firmy s 50 a viac zamestnancami. V prípade orgánov verejnej moci sa povinnosť vzťahuje na tie, ktoré zamestnávajú najmenej 5 ľudí.

Dobre nastavený a funkčný vnútorný systém oznamovania vie firme priniesť niekoľko benefitov. Môže tak nielen ochrániť svoju reputáciu a majetok, ale aj získať priamu spätnú väzbu o svojom fungovaní, odhaliť problémy, o ktorých manažment doteraz nevedel, a v neposlednom rade budovať atmosféru dôvery vo firme, ktorá prispieva k pozitívnej zmene vo firemnej kultúre.

Ako vyhodnocovať funkčnosť oznamovacieho systému?

Keď už firma alebo inštitúcia má nastavený systém na oznamovanie nekalých praktík a postupne začína zbierať prvé podnety, prichádza na rad otázka, akým spôsobom môže vyhodnocovať funkčnosť svojho systému. Podľa Z. Dlugošovej utvorila prax niekoľko kľúčových ukazovateľov. Tým najzákladnejším je počet oznámení. „V tomto prípade ale neplatí, že nula oznámení znamená, že firma nemá žiadny problém. Práve naopak, v praxi sa ukazuje, že tam, kde je počet oznámení nulový, je systém skôr nefunkčný a ľudia mu nedôverujú,“ dodala. V Európe je podľa viacerých prieskumov štandardom 5 oznámení na 1 000 zamestnancov – pre porovnanie, v Amerike je počet oznámení trojnásobne vyšší.

Pri vyhodnocovaní úspešnosti systémov oznamovania je dôležitá aj dĺžka vybavovania podnetov. „Môže platiť, že čím dlhšie to trvá, tým je dôvera zamestnancov v systém nižšia,“ upozornila Z. Dlugošová. Ukazovateľmi môžu byť ďalej relevancia podnetov, finančná úspora aj dôvera v systém, ktorú je možné merať napríklad získavaním spätnej väzby od zamestnancov.

Transparentná komunikácia posilní dôveru v systém

Dôležitú úlohu v tom, do akej miery zamestnanci dôverujú internému systému oznamovania, zohrávajú najvyšší predstavitelia firmy alebo inštitúcie. Práve oni by mali deklarovať, že im záleží na odhaľovaní nekalých praktík na pracovisku a ich oznamovanie plne podporujú. Firma by zároveň mala dbať na pravidelné vzdelávanie v tejto oblasti, aby všetci zamestnanci poznali procesy, ktorými sa riešia oznámenia.

Vhodné je tiež zamestnancov transparentne informovať o počte oznámení, výsledkoch preverovania aj následných krokoch zo strany firmy. „Môžeme mať akokoľvek dobre nastavený systém, no ak zamestnancom neposkytneme spätnú väzbu o tom, čo sa s podnetmi deje, dôveru nevybudujeme,“ povedala Z. Dlugošová. Aby bol systém nahlasovania naozaj funkčný, je nevyhnutné, aby zodpovedná osoba, ktorá oznámenia prešetruje, rozhodovala nezávisle, nestranne a mala dôveru manažmentu firmy aj kolegov.

Volkswagen Slovakia: Kľúčová je autentickosť manažmentu

Peter Bianchi, vedúci oddelenia práva, compliance a risk managementu spoločnosti Volkswagen Slovakia, vidí najväčší prínos interného systému oznamovateľov v tom, že „vo firme vytvára kultúru integrity, ktorá je kľúčová pre úspešné podnikanie v 21. storočí.“ Koncern má v súčasnosti zavedený robustný systém oznamovania, vďaka ktorému len na Slovensku spracujú desiatky podnetov ročne. Závažnejšie prípady zároveň detailne analyzujú, aby zistili, prečo k porušeniu vôbec došlo.

Aby bol systém funkčný, je podľa P. Bianchiho dôležité dodržiavať niekoľko zásad – aktívne komunikovať tému smerom k zamestnancom, pravidelne viesť diskusie s manažmentom s cieľom optimálneho nastavenia opatrení, ale aj zabezpečiť neutralitu a silné postavenie zodpovednej osoby v rámci firmy. Kľúčová je tiež autentickosť manažmentu, ktorý „musí prejavovať úprimný záujem o to, aby sa všetky podnety dôsledne prešetrili.“

Firma má v otázke integrity jasný postoj. Tretinu z potvrdených podnetov tvoria závažnejšie porušenia, z ktorých niektoré majú za následok aj skončenie pracovného pomeru. „Keď vidíme, že sa naozaj niečo závažné stalo, netolerujeme to a vyvodíme adekvátne dôsledky,“ dodal P. Bianchi.