Neziskovky môžu využívať online nástroje výhodnejšie
Mnohé IT firmy ponúkajú občianskym organizáciám možnosť využívať online nástroje, aby ste mohli nechať na home office celý váš tím alebo aspoň jeho časť a umožnili im tímovú prácu aj na diaľku. Prinášame vám prehľad technologických riešení, vďaka ktorým môžete ľahšie, bezpečnejšie a efektívnejšie vzdialene spolupracovať. Väčšinu z týchto riešení si navyše viete nainštalovať jednoducho a zadarmo.
Komunikácia
Ak používate Office 356 alebo G Suite, už teraz disponujete dobrým vybavením pre prácu na diaľku. Obe tieto služby majú v sebe zabudované užitočné nástroje, ktoré je niekedy len potrebné aktivovať. Ak ich ešte nevyužívate, nie je nič jednoduchšie, ako začať.
Office 365
Prostredie Office 365 umožňuje neziskovkám bezplatne využívať cloudové služby Microsoftu, ako napríklad Outlook a email na vlastnej doméne, Kalendár, správu úloh cez Planner, Power Automate na automatizáciu procesov alebo on-line schvaľovanie alebo kooperačnú a komunikačnú službu Teams. Tá je zahrnutá vo všetkých licenciách Office 365. Pomocou Teams môžete:
- Spolupracovať na dokumentoch a zdieľať ich;
- Chatovať s členmi tímu alebo najrôznejšími skupinami a organizovať videohovory;
- Vytvoriť kanál pre špecifické pracovné skupiny. V ňom je možné ukladať dokumenty alebo zdieľať poznámky.
Ak sa chcete dozvedieť viac o službe Teams, pozrite sa na nasledujúce dva zdroje (v angličtine): Úvod do Microsoft Teams a Používanie pokročilých funkcií v Microsoft Teams. Spoločnosť Microsoft tiež vytvorila špeciálny blog venovaný používaniu Teams v kontexte súčasných karanténnych opatrení (blog je v angličtine).
Online verzie produktov sú k dispozícii zadarmo, vybrané organizácie angažujúce sa v riešení problémov spôsobených koronavírusom majú k dispozícii aj kredit na serverové služby Azure v hodnote až 7 000 dolárov na obdobie nasledujúcich 12 mesiacov. Podobnú službu na správu online úložiska ponúka aj Amazon Web Services – poskytnutý kredit je vo výške 2 000 dolárov na rok.
G Suite pre neziskovky
Podobnú ponuku má k dispozícii aj Google so službou G Suite. Pre neziskovky je k dispozícii zadarmo, zahŕňa správu emailového konta na vlastnej doméne, úložisko Drive a obľúbené Google Docs. Ak už používate G Suite Basic, môžete až do 30. septembra využiť zadarmo videokonferenčný nástroj Google Meet (jeho pôvodný názov bol Hangouts Meet). Google túto aplikáciu sprístupnil práve s ohľadom na situáciu okolo nového koronavírusu. Vďaka prémiovým Google Meet môžete zadarmo organizovať napríklad virtuálne mítingy až pre 250 ľudí alebo live streamovať akcie až pre 100 000 divákov.
Ďalšie nástroje, ktoré sú zadarmo alebo so zľavou
Spoločnosť ESET poskytuje neziskovým organizáciám, uvedeným v Registri neziskových organizácií 50 % zľavu. Zľava sa dá uplatniť pri nákupe všetkých produktov (okrem ESET Family Security Packu a ESET Parental Control pre Android) priamym výberom z ponuky zliav v ESET e-shope. Pre cloudové riešenia ESET Endpoint Protection Standard Cloud, ESET Endpoint Protection Advanced Cloud a ESET Secure Business Cloud je možné uplatniť zľavu vo výške 20 %.
Zoom je vynikajúca platforma pre audio a videokonferencie, ktorá umožňuje organizovanie jednoduchých online meetingov a skupinový chat. Zoom funguje veľmi spoľahlivo, nevypadáva a ani neskresľuje zvuk či video, možno ho používať na laptopoch, stolných počítačoch alebo v mobiloch. Tu si môžete prečítať, ako je Zoom schopný vylepšiť vašu spoluprácu v rámci neziskovej organizácie (článok je v angličtine). Základná verzia Zoom je zadarmo (pre viac informácií choďte priamo na web zoom.us); prémiové verzie môžete získať za zvýhodnenú cenu cez náš program Techsoup Slovensko.
Workplace od firmy Facebook je ďalším užitočným nástrojom pre prácu neziskových organizácií. Predstavte si ho ako malý interný Facebook pre vašich zamestnancov a dobrovoľníkov. Od bežného používateľského účtu organizácie je však oddelený. Je tu možné komunikovať, zdieľať prácu a rozhodovať sa v bezpečnom a súkromnom prostredí. Ako využívať Workplace v čase karantény si prečítajte v tomto článku (po anglicky).
Slack je veľmi populárny nástroj, ktorý umožňuje komunikáciu tímov i jednotlivcov. Možno ho využívať ako na skupinový chat, tak aj na súkromné správy, alebo si v rámci neho vytvoriť kanály, ktoré sa venujú určitým témam. Dovoľuje tiež hovory či posielanie dokumentov, okrem toho sa v ňom ukrýva mnoho zábavných funkcionalít, napríklad nahrávanie vlastných emotikonov.
TeamViewer je ďalším nástrojom pre organizácie, ktorých zamestnanci pôsobia na rôznych miestach. Vďaka nemu je možné sa vzdialene pripojiť k počítačom a spravovať ich, čo je užitočné najmä pre IT technikov. Ponúka ale aj možnosť videokonferencií alebo online spolupráce.
Asana je online softvér pre projektové riadenie. Verzia Basic je zadarmo pre tímy do 15 členov. Od 15. apríla na 30 dní znižuje Asana poplatok zo 73 USD na 5 USD pre verzie Premium aj Business, pre všetky neziskové organizácie. Zadarmo budú licencie poskytované iba tým neziskovým organizáciám, ktoré sa venujú lekárskemu výskumu súvisiacemu s ochorením COVID-19 alebo riešia dôsledky aktuálnej pandémie.
Okta ponúka pre každú novo registrovanú organizáciu použitie Single Sign-On a Multi-Factor Authentication pre päť aplikácií zadarmo po dobu šiestich mesiacov. Zaregistrovať sa môžu aj slovenské organizácie.
Spolupráca na dokumentoch
Pre vzdialenú spoluprácu je kľúčové pohodlné zdieľanie dokumentov a ich úprava v reálnom čase – to býva rozhodujúce napríklad v prípade, že podávate dôležitú žiadosť o grant. Aj tu platí, že ak používate Office 365 alebo G Suite, máte spolovice vyhraté – funkcionality pre spoluprácu sú v nich priamo zabudované; stačí ich len aktivovať a začať používať.
Office 365 má veľa funkcií pre ukladanie a zdieľanie dokumentov, ako napríklad OneDrive. Pre používateľov v rámci licencií pre neziskové organizácie je k dispozícii 1 TB priestoru zadarmo. Pre spoluprácu na dokumentoch je vhodný aj Microsoft Teams, prípadne Microsoft SharePoint. Ten je síce trochu zložitejší na nastavenie, ale vďaka nemu môžete pohodlne a prehľadne zdieľať adresáre so svojimi dokumentmi.
V rámci týchto služieb oceníte najmä Google Drive Basic, čo je business verzia klasického Google Drive. Vďaka nej získate až 30 GB úložného priestoru na jedného používateľa. Pri dokumentoch navyše môžete nastaviť, kto môže konkrétny súbor upraviť alebo zobraziť.
Box je vhodný najmä pre malé organizácie (ktoré potrebujú 10 a menej licencií). Umožňuje ukladanie a zdieľanie dokumentov v cloude, navyše túto službu možno relatívne jednoducho nastaviť. Ak potrebujete pomôcť s nastavením Boxu, obráťte sa priamo na jeho kouča.
Ak nahrávate svoje dokumenty do rôznych cloudových služieb, premyslite, kto všetko k nim bude mať prístup a kto ich bude upravovať – najmä pokiaľ ide o citlivé údaje napríklad o darcoch alebo o klientoch.
