Ako vybudovať dobrovoľnícky ekosystém vo firme? Začnite sieťou ambasádorov

Dobre nastavený dobrovoľnícky ekosystém vo firme vytvára priestor na dlhodobú a efektívnu angažovanosť zamestnancov a zamestnankýň. Investícia do takéhoto systému prináša firmám spoločenské aj ekonomické výhody, avšak potrebná je správne nastavená stratégia.

Jej súčasťou by mala byť dôkladná analýza potrieb zamestnancov aj komunít. Efektívnym nástrojom pre ich identifikáciu môže byť interný prieskum. Ten pomôže určiť oblasti s najväčším potenciálom a umožní nastaviť konkrétne ciele.

Ak sa program prispôsobí hodnotám a očakávaniam ľudí vo firme, ich angažovanosť sa prirodzene zvyšuje. „Chceme, aby si každý našiel niečo, čo ho zaujme. Možnosť voľby aktivít výrazne prispieva k motivácii,“ potvrdila Natália Remayová. V spoločnosti Kaufland majú preto zamestnanci prístup k celoročnej databáze dobrovoľníckych príležitostí, čo im umožňuje vybrať si aktivity podľa svojich preferencií a aktuálnej dostupnosti. „Keď ponúkneme ľuďom, čo potrebujú, nemusíme hľadať spôsoby, ako ich motivovať,“ doplnila Dušana Lahová.

Dôležitá je podpora zhora aj zdola

Nemenej dôležitá pre vybudovanie úspešného dobrovoľníckeho programu je aktívna podpora zo strany vedenia, ktoré by malo vystupovať ako vzor, zapájať sa do dobrovoľníckych aktivít, a aktívne komunikovať dôležitosť dobrovoľníctva. Ako uviedla Jana Grošeková (PwC): „V našej spoločnosti je podpora zo strany najvyššieho manažmentu kľúčová. Vedenie pravidelne komunikuje dobrovoľníctvo na stretnutiach, ktoré sa konajú niekoľkokrát ročne, a posilňuje tak jeho význam a povedomie o ňom.“ Tento prístup je zároveň podporený pravidelnou internou komunikáciou, čo napomáha zvýšiť dôveru a angažovanosť ľudí​.

Pre zabezpečenie dlhodobej udržateľnosti dobrovoľníckeho programu je nevyhnutná pravidelná interná komunikácia. K tomu vo firmách prispieva budovanie siete interných ambasádorov dobrovoľníctva (tzv. champions). Práve ambasádori a ambasádorky zohrávajú dôležitú úlohu pri zapájaní kolegov a kolegýň, budovaní dobrovoľníckej komunity a podpore kultúry solidarity. Ich ďalšími dôležitými úlohami, ktorými prispievajú k napĺňaniu firemných CSR cieľov, je koordinácia dobrovoľníckych aktivít a zber cennej spätnej väzby od firemných dobrovoľníkov a organizácií.

Ako povedala Petra Ferancová zo spoločnosti Plzeňský Prazdroj Slovensko: „Autonómna sieť ambasádorov drží dobrovoľnícky ekosystém pri živote. Vďaka nej dobrovoľnícky program zostáva flexibilný, udržateľný a motivujúci pre všetkých zúčastnených.“

Nájsť tých správnych ľudí

Ako uviedla Dušana Lahová vo svojej prezentácii, ktorou doplnila diskusiu s predstaviteľkami firiem: „Na identifikáciu správnych ľudí a vytvorenie udržateľnej siete ambasádorov dobrovoľníctva je potrebné systematicky pristupovať k výberu, motivácii a podpore zamestnancov a zamestnankýň, ktorí majú potenciál stať sa dlhodobými lídrami a líderkami dobrovoľníckych aktivít.” Ambasádori dobrovoľníctva by mali byť nadšení, angažovaní a schopní motivovať ostatných.

Správni kandidáti a kandidátky na túto úlohu by mali spĺňať určité kritériá:

• Osobná motivácia a presvedčenie – Silné vnútorné presvedčenie o hodnote dobrovoľníctva a ochota investovať svoj čas do jeho rozvoja.
• Schopnosť inšpirovať a motivovať – Mali by byť prirodzenými lídrami a líderkami a dokázať nadchnúť ľudí vo firme pre dobrovoľnícke aktivity.
• Dobré organizačné a komunikačné schopnosti – Keďže často sprostredkúvajú informácie medzi vedením a zamestnanectvom, mali by vedieť efektívne komunikovať.
• Skúsenosti s dobrovoľníctvom – Predpokladom je aktívna účasť na dobrovoľníckych aktivitách a porozumenie ich prínosom a výzvam.

Výber ambasádorov a ambasádoriek by nemal byť teda náhodný alebo pridelený zhora ako pracovná povinnosť. Zároveň by mala byť zabezpečená ich prítomnosť naprieč rôznymi oddeleniami a úrovňami organizácie. Investícia do výberu tých správnych ľudí na správnych miestach sa časom vráti vo forme autonómne fungujúceho systému.

Sieť udrží podpora manažmentu aj sústavné vzdelávanie

Aby sieť ambasádorov dobrovoľníctva fungovala dlhodobo a efektívne, je nevyhnutné postaviť ju na pevnom základe, ktorý zahŕňa jasne definovanú štruktúru, kontinuálne vzdelávanie a motiváciu aj podporu zo strany vedenia a HR oddelenia. Manažment by mal aktívne oceňovať prácu ambasádorov, či už prostredníctvom verejných poďakovaní, formálneho ocenenia alebo iných motivačných nástrojov. Okrem toho je dôležitá aj neformálna podpora zo strany vedenia, ktoré by malo aktívne počúvať ambasádorov a flexibilne prispôsobovať dobrovoľnícky program ich skúsenostiam.

Aby si ambasádori dokázali dlhodobo plniť svoju úlohu, treba investovať do ich vzdelávania a rozvoja. „Organizovanie školení a workshopov zameraných na vedenie dobrovoľníckych tímov, efektívnu komunikáciu a organizáciu podujatí ambasádorom pomáha získať potrebné zručnosti a sebadôveru,“ uviedla D. Lahová. Dôležitým faktorom je aj ich zapojenie do diskusií s vedením o stratégii dobrovoľníckeho programu. Skúsení ambasádori môžu zároveň pôsobiť ako mentori pre nových členov siete, čím sa zabezpečí kontinuita a dlhodobá udržateľnosť.

Dôležité je tiež zabezpečiť pravidelné stretnutia ambasádorov, ktoré poskytujú priestor na zdieľanie osvedčených postupov a riešenie výziev, s ktorými sa stretávajú. Sieť ambasádorov je totiž samostatnou komunitou, ktorej sila spočíva vie v pocite spolupatričnosti a vzájomných väzbách.

Každá sieť potrebuje svoju koordinátorku

Zavádzanie dobrovoľníckeho ekosystému si teda vyžaduje jasné nastavenie procesov a koordinovanú spoluprácu medzi oddeleniami. Zhodli sa na tom aj účastníčky a účastníci stretnutia, ktorí diskutovali v troch skupinách zodpovedajúcim trom konkrétnym témam – identifikácii ambasádorov, motivácii a meraniu funkčnosti ambasádorskej siete.

Častou situáciou vo firmách je však aj nesformalizovaná pozícia koordinátorky, resp. koordinátora dobrovoľníckych aktivít. V mnohých firmách sa témy dobrovoľníctva chopia nadšení jednotlivci, ktorí sa okrem samotných dobrovoľníckych aktivít snažia budovať aj sieť ambasádorov. Každá funkčná sieť však potrebuje človeka, ktorý aj reálne má čas sa jej venovať – dlhodobo a udržateľne. Agenda firemného dobrovoľníctva by teda mala byť súčasťou jeho oficiálnej náplne práce. Ako potvrdili viaceré predstaviteľky firiem na stretnutí, ide často o dlhodobý, niekoľkoročný, proces, kedy treba neustále vedeniu argumentovať množstvom realizovaných aktivít, ktoré by si zaslúžili oficiálne zastrešenie.