Ako odmerať a vyčísliť dobrovoľníctvo vo vašej firme?

Na Slovensku dobrovoľníči formálnym spôsobom, teda cez nejakú organizáciu, asi tretina dospelej populácie. V našej krajine však hrá prím neformálne dobrovoľníctvo. Podľa analýzy ministerstva vnútra sa doň zapája viac ako polovica dospelých – robia dobré skutky, pomáhajú iným ľuďom s nákupom, opravami, domácnosťou či skrášľujú svoje okolie. Nie je preto pravda, že myslíme len na seba.

Práve z tohto dôvodu sa zamestnávateľovi oplatí vytvoriť ľuďom podmienky, aby mohli pomáhať iným aj v rámci pracovného času. Zorganizovať jeden dobročinný teambuilding je dobrý začiatok, pokiaľ si však chce zamestnávateľ vytvoriť so zamestnancami dlhodobý vzťah a udržať si ich, vyčleniť pár hodín na dobrovoľníctvo je na to ideálny nástroj.

Dobrovoľnícky program vo firme má mnohé výhody. Štúdia spoločnosti Benevity z roku 2018 napríklad ukazuje, že angažovaní zamestnanci, ktorí darujú a zapájajú sa do filantropických aktivít, prispievajú k znižovaniu fluktuácie vo firme až o 57 %. Dobrovoľníctvo tiež zvyšuje produktivitu a celkovú spokojnosť zamestnanca. Zároveň je dôležitou súčasťou firemnej spoločenskej zodpovednosti (CSR), pretože scitlivuje zamestnancov, rozširuje im obzory vo fungovaní tretieho sektora a pomáha im pochopiť, aké sú potreby ich okolia a komunity.

Aby však firma vedela vytvoriť a rozvíjať svoj dobrovoľnícky program, potrebuje mať základné dáta. Najčastejšie ide o počet hodín, ktoré jej pracovníci strávia dobrovoľníčením, a ich preferencie. Dobrovoľníctvo je preto treba vo firme „odmerať“.

O svoje skúsenosti s meraním dobrovoľníctva sa s nami na poslednom stretnutí platformy Firmy komunite podelili zástupkyne 3 spoločností, ktoré pôsobia na Slovensku.

Alena Kanabová, Corporate Citizenship Lead, Accenture

Prečo sa firme oplatí sledovať a merať dobrovoľníctvo? Odpoveď je podľa Aleny Kanabovej jednoduchá. „Chceme vedieť, ako na tom sme a chceme vidieť, aký je trend – či nám zapojenie ľudí rastie alebo nie,“ vysvetľuje.

V Accenture využívajú na trackovanie dobrovoľníctva aplikáciu #MakingADifference od spoločnosti Benevity, ktorá sa špecializuje na filantropické platformy. „V rámci aplikácie môžeme vytvárať dobrovoľnícke podujatia, do ktorých sa ľudia môžu zapojiť, nastavuje sa tam maximálny počet dobrovoľníkov, po skončení podujatia si dobrovoľník môže zaznamenať odpracované hodiny. Samozrejme, dôležité je zamestnancov aj motivovať, aby si dobrovoľníctvo v aplikácii zaznamenávali,“ opisuje A. Kanabová.

Okrem toho využíva Accenture databázu tzv. Non-Project Contributions, kde sleduje angažovanosť svojich pracovníkov. Príkladom môže byť, ak sa zamestnanec podieľa na nejakej konferencii, recruitingu, CSR aktivitách a celkovo prikladá ruku k dielu. Vlastník takejto aktivity či projektu potom pomocou databázy trackuje zapojenie svojich kolegov.

Dôležité pre manažment dobrovoľníctva sú i kroky, ktoré nasledujú po odpracovaní dobrovoľníckych hodín. „Ľuďom, ktorí sú aktívni, treba dať uznanie a oceniť ich. Aspoň raz do roka pre nich pripravíme podujatie, kde majú možnosť odprezentovať, na čom pracovali a do čoho sa zapojili,“ hovorí A. Kanabová. Zdôrazňuje, že poďakovať sa treba ľuďom za akékoľvek zapojenie, malé i veľké. Na poďakovanie niekedy stačí využiť email či newsletter. Aj takéto gesto môže totiž inšpirovať ostatných, aby sa nabudúce zapojili takisto.

V Accenture tiež odporúčajú komunikovať o dobrovoľníctve na viacerých platformách, nie len cez email. Veľa informácií ľudia nájdu na firemnom intranete, v aplikácii alebo na tvz. team site v Sharepointe.

Miroslava Krutková, CSR specialist, ESET

ESET ponúka svojim pracovníkom možnosť zapojiť sa do manuálneho či neexpertného dobrovoľníctva na 8 hodín ročne. Ak chce ale zamestnanec či zamestnankyňa vykonávať expertné dobrovoľníctvo, vo vybraných organizáciách má na to vyhradených až 8 hodín mesačne.

„Očakáva sa však, že dobrovoľník bude na intranete zaznamenávať svoje odpracované hodiny,“ hovorí M. Krutková.  V ESET-e používajú na tracking jednoduchý formulár, kde dobrovoľníci vyplnia názov aktivity či projektu, svoje meno, dátum, počet takto odpracovaných hodín a typ dobrovoľníctva.

CSR oddelenie potom vďaka formuláru sleduje 3 fenomény:

• kto sú najaktívnejší dobrovoľníci,
• prehľad projektov – počet hodín odpracovaných na jednotlivých projektoch,
• miera zapojenia do expertných a neexpertných projektov.

Spoločnosť  ponúka svojim zamestnancom tiež rozličné benefity pre dobrovoľníkov. Je to napríklad deň voľna navyše pri vysokom počte dobrovoľníckych hodín, prednostné vstupy na ESET aktivity alebo vyjadrenie uznania dobrovoľníkom rôznymi oceneniami.

Miroslava Janušicová, Internal Communication, IBM

V IBM sa tiež snažia trackovať odpracované dobrovoľnícke hodiny. Na zaznamenávanie využívajú zamestnanci platformu YourCause. Zapisujú si do nej svoje dobrovoľnícke aktivity a ich trvanie bez ohľadu na to, či ide o aktivity organizované IBM, inú vlastnú iniciatívu alebo dobré skutky.

Neexistuje pritom dolná hranica dĺžky trvania dobrovoľníckej aktivity. Zamestnanci si teda môžu zaznamenať aj malé dobré skutky, ako napríklad 15 minút nakupovania pre chorého známeho, pomoc staršej susedke či zbieranie odpadkov vo svojom okolí.  Firma spĺňa teda základný predpoklad dobrého zamestnaneckého dobrovoľníckeho programu, ktorý je flexibilný a inkluzívny.

„Skvelou motiváciou pre zamestnancov je, že za 10 odpracovaných dobro hodín môžu venovať niektorej neziskovej organizácii 100 dolárov. Pritom za jeden rok môže takto jeden človek darovať rôznym organizáciám až 500 dolárov,“ vraví M. Janušicová. Financie však môžu pracovníci „pripísať na účet“ iba organizáciám, ktoré sú registrované na platforme YourCause. Na Slovensku to je napríklad Dobrý anjel, Nadácia Pontis, Depaul Slovensko či rôzne školy.

Aký je podľa vás prvý krok k meraniu dobrovoľníctva?

Alena Kanabová, Accenture

„Prvá vec, ktorú sme spravili, bol prieskum medzi zamestnancami – či a ako sa zapájajú do dobrovoľníckych aktivít, v ktorých oblastiach sa zapájajú a podobne.“

Miroslava Janušicová, IBM

„Ak niekto odpracuje za rok minimálne 40 hodín ako dobrovoľník, môže v nasledujúcom roku poukázať vybranej organizácii až 3 % z dane. Zamestnancom preto treba povedať toto: Dve percentá z daní sú fajn, tri sú však lepšie. Ak môžete darovať namiesto dvoch percent tri percentá, stojí za to zaznamenávať si dobrovoľnícke hodiny.“

Miroslava Krutková, ESET

„Aj podľa nás sú motiváciou sú 3 %. A samozrejme platí, že so zamestnancami treba komunikovať, komunikovať a ešte raz komunikovať.“